Von ASV nach Microsoft 365

Zusammen mit Richard Scheglmann habe ich mir Gedanken gemacht, wie man vernünftig Accounts von ASV in das Universum von Microsoft bekommt. Wir haben uns hier für den Weg über den Microsoft School Data Sync (SDS) entschieden. Hierzu sind mehrere Schritte Notwendig.

Bei unserm Weg wird für jede Klasse ein Team erzeugt, nicht mehr und auch nicht weniger. Ganz nach dem Motto „Keep it simple!“.

School Data Sync (SDS) ist ein kostenloser Dienst in Microsoft 365 für Bildungseinrichtungen, der Daten einer Schule aus einem Schulverwaltungsprogramm, z.B.: ASV nutzen kann.

Es werden Microsoft 365 Gruppen, Klassen Teams für Microsoft Teams und OneNote-Klassen-Notebooks erstellt.Die Nutzung von School Data Sync, im Verlgeich zum manuellen Anlegen von einzelnen Nutzern oder mehreren Nutzern mittels CSV-Datei, hat den Vorteil, dass automatisch Klassen angelegt werden, Schüler und Lehrer den Klassen zugeordnet werden und Teams für jede Klasse erstellt werden.

Die Nutzer müssen sich dann nur noch anmelden und sind sofort in der richtigen Klasse, im richtigen Team und können sofort loslegen zu arbeiten. Ein weiterer Vorteil ist, dass man Lehrern die Möglichkeit geben kann, die Passwörter der Schüler der eigenen Klasse zurückzusetzen.

Vorweg erstmal das Big Picture des Prozesses.

Schritt 1 – Paket herunterladen und importieren

Ladet euch hier unser Paket mit den Exportformaten und Berichten für ASV herunter.

Importieren könnt ihr die Exportformate in der Exportformatbibliothek (Datei->Verwaltung->Exportformatbibliothek) aus dem Unterordner „Exportformate“ via Modulbezogene Funktionen -> Export/Import -> Exportformat importieren.

Der Import der Berichte zum Ausdruck der Benutzerdaten aus dem Unterordner „Berichte“ funktioniert äquivalent zum Import der Exportformate in der Berichtsbibliothek Verwaltung (Datei->Verwaltung->Berichtsbibliothek).

Weiterhin beinhaltet das Paket einen Unterordner CSV in dem sich die passenden CSV-Templates befinden, die wir später verwenden werden.

Schritt 2 – Daten aus ASV exportieren und CSV Dateien vorbereiten

Folgende Exportformate ausführen:

  • Ms Teams SDS – School CSV
  • Ms Teams SDS – Section CSV
  • Ms Teams SDS – Teacher CSVOffcie 365, Teams
  • Ms Teams SDS – Student CSV
  • Ms Teams SDS – TeacherRoster CSV
  • Ms Teams SDS – StudentEnrollment CSV


Diese finden sich in den Datenbereichen Schulen, Klassen / Klassengruppen, Lehrkräfte und Schüler.

Hier müssen die Daten in die Zwischenablage kopiert werden und dann in die jeweiligen CSV-Dateien eingefügt werden. Achtung: Die vorhandene Kopfzeile muss zwingend erhalten bleiben.

Dies kann über einen beliebigen Texteditor gemacht werden.

Schritt 3 – Import der Daten nach SDS

Im SDS ein neues Profil vom Typ „Neue Benutzer“ erstellen und die CSV- Dateien hochladen.

Der Upload und die Prüfung der Dateien kann einige Minuten dauern.

Tipp: Will man später, die angelegten Benutzer und Zuordnungen aktualisieren, kann man noch ein Profil vom Typ „Vorhandene Benutzer“ mit den gleichen CSV-Dateien erstellen und diese später durch aktualisierte Versionen ersetzen.

Schritt 4 – Account Informationen für Schüler und Lehrer erstellen

Die Accountdaten (Benutzername und Passwort für die Erstanmeldung) können als Liste oder in Etikettenform mit Hilfe von ASV ausgedruckt werden. Dazu nutzt man die vorher importierten Berichte:

  • SDS Lehrer Microsoft 365 Etiketten bzw. Liste (Datenbereich Lehrer)
  • SDS Schüler Microsoft 365 Etiketten bzw. Liste (Datenbereich Schüler)


Die ausgedruckten Daten können nun z.B. über die Klassenlehrkraft den Schülerinnen und Schülern ausgeteilt werden.

Fragen?

Bei Fragen stehen wir euch gerne und am Besten via Twitter zur Verfügung.

@voetzi und @Scheggy82

Warum Twitter? Weil es vielleicht die beste Lehrerfortbildung ist!

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